三步骤效率工作

「半途而废的学习是浪费时间之大敌」，这句话是很好的箴言。

目前为止，我们已根据学习主题之三个标准「价值观」、「优势」、「机会」制定了学习主题，并具体定出完成期限与预期目标。这些可以说是为了不浪费接下来的学习时间所做的整地作业。

但这个整地作业仅做到一半，除了明确制定学习主题与目标外，还有需顾虑的事。

其中之一就是确保学习的时间。为确保学习的时间，必须拟定具体的工作计划。本章的要点即是该如何确保时间。

对组织的任何成果负有责任的人， 都是决策者（executive）。

换言之，决策者必须对成果负责，也就是「负责人」。

即使是一般员工，对公司的业务也负有责任。

因此只要对成果负有责任，每个人都是很了不起的负责人，即使各位不是总经理或管理干部。

一开始即是强调要「重视时间」的章节。

无须特别强调，时间对每个人来说都是平等的。

现在虽议论纷纷Ｍ型社会什么的，但社会的差异再大，仍没有人一天的时间能超过二十四小时，且生命无常，人不知何时会死，这对所有人而言也是真实的。不仅一天二十四小时人人平等，时间无法保存或转移给他人这点也是无法改变的。

时间有限且无法改变，是人人皆平等的资源。

因此，该如何有效地管理并活用，是每个人的最大课题。能顺利掌握此问题的人，相信更能享受人生，反之亦然。

「与时间的资源相比，一般被认为重要的其他资源，例如资金，在现实中是较丰富的。」的确如此。不是「时间就是金钱」，应该是「时间超越金钱」才对。

整理成简明的三个步骤：

◎记录并分析时间

◎管理时间

◎整合时间

时间管理的第一步是记录并分析自己使用时间的方法。其次是将自己的活动分类，分清必要与非必要的活动。最后再将能自由使用的时间整合成较大的时间单位。

「记录· 分析→管理→整合」三步骤，是时间管理的基本。

要特别注意的是，这种时间管理的手法，不仅以管理学习时间为前提，还包括工作等自己拥有的所有时间。

确保学习时间的动机，源自一般工薪阶层想利用工作以外多出的时间。为此，正规的工作须有效率地进行。「记录· 分析→管理→整合」三步骤须置于一般的工作中予以检证，从中抽取的时间即可作为学习之用。

记录时间的成效

「透明化」此语汇前已提及。这是丰田汽车想出来的生产管理手法之一，能一眼看出制造工程与进度之异常或正常与否。

众所周知丰田生产系统──即时生产相当着名。

即时生产系统意指，后段作业向前段作业提出索取必要零件的「申请书」，前段作业仅生产受委托制造的必要零件，如此一来可压缩库存与半成品。此处所指的即时生产，即是让后段作业看得见所需之物的方法。

这种透明化的手法现在不仅用于生产现场，也适用于办公室内及一般业务。记录不知用到那里的时间，就是让自己使用时间的方法透明化的手段。

记录时间有许多好处。首先，当意识到要记录自己运用时间的方法后，想尽量有效地活用时间的心情也会随之变强。这虽违背记录平常运用时间方法之宗旨，但只要结果是有效率地运用时间即可。

其次，当运用的时间透明化后，即能凸显原先的错误。

对于自己如何运用时间，每人都有其前提与假设。

例如「我在中午以前就是提不起劲」、「我是夜猫子」、「我到了礼拜三就没力了，看我今天就这副德性」。但是，将运用的时间透明化以后，即知这种前提与假设其实是错的。

例如以为自己中午前没劲的人，其实午后的成果也不好；或者别说周三了，整个礼拜都没劲！自以为是的胡思乱想，其实都错了。明确地知道错误是因为时间的运用方法透明化了。

将自己运用时间的方法透明化，亦可知道自己独特的习惯。习惯有好有坏，好习惯当然要维持、坏习惯就得改善。换言之，能理解什么是该强化的重点或改善的重点。

再来，与过去的记录作比较后，更能把握住时间使用方法的变化。当觉得自己「最近成效不显扬」时，正是实践记录时间的好机会。实际上，当你试着实行之后，会发现许多乐趣。

例如，之后会提及的、在关键时刻正好有杂务插入，或下午三点半以后的绩效确实不佳，或一次做很多件事情等，都是需要改善的重点。

把握黄金时刻与劣势时刻

记录时间作了一段期间后，其次是检讨使用时间的习惯，亦即分析时间。

习惯有好有坏。

好习惯意指让工作有效率进行之主要因素，将记录时间后获得良好成效的行动，加以思考要因后再予以归纳。归纳即自列举的几项事情中，推测其共通的要因。同样地，针对坏习惯，也要归纳其共通的要因。

我曾在检讨这种习惯时，因发现自己中午以前较具生产力而吃了一惊。

和许多人一样，我也是早上起不来那一型。在公司任职时，因时间能自由运用，赴办公室大约都十点左右。换言之，我给自己作了「早上较无生产力，工作没进度」的假设。

因对工作绩效不满意，我试着开始记录时间。

结果发现自己晚上工作得再晚也未必有成效，相反地，午饭（当时是两点左右）前工作的效率很高。

后来我就尽量把工作排在中午以前，但必须起早。

现在的作息如下：夏天清晨六点起床，七点一过即开始工作；冬天则六点半起床、七点半开始工作，大约晚上七点至八点结束工作。现在清晨起床还是很困，但一想不可浪费这段高生产力的宝贵时间，眼睛自然就睁开了。

工作的时间改变后，我继续作了数次时间的记录，发现了一些事情。

开始工作到吃中饭（约一点钟）前工作效率较高这点，与之前并无二致。中饭后到三点半前后，活动力下降、精神较散漫；过了这段时间后，直到回家以前，会再度集中精神继续工作。

这是我使用时间的习惯。在中饭前与晚饭前，工作效率之所以提高，用餐可能是一种诱因吧。如果这个猜测是对的，那就是无条件的反射动作了。

总之，我从自己使用时间的习惯获悉，午餐前是我的高效率工作时段，即关键时刻或黄金时刻。在此时间带绝不安排杂务，专心地写稿。

杂务及与人会面就安排在三点半前后（ 即劣势时刻），傍晚（即准关键时刻或准黄金时刻）则再度努力向前迈进。

藉由时间用法的透明化，将自己的黄金时刻与劣势时刻整理出来后，再拟定与之配合的工作进度表。在黄金时段排进重要工作，断绝杂务，仅执行这一点，工作效率将大为不同。