如何开好高效的会议 在我们的日常工作中会议是必不可少的一项任务，而且级别越高参加的会议就越多，但这些会议都是必须的吗？有多少会议是在浪费我们的时间呢？在美国，一项对1000名高级管理人员的调查显示：三分之一的会议时间被浪费；级别越高会议越多；每周有17个小时的会议；每周有5个小时以上的会议时间被浪费……。由于科技的发展，现在还有很多公司使用电话会议系统，那样的效果更是可想而知，有的参与者上线后就把电话放在那里就算参加了，只要上线时报个名就可以了。在我参加的电话会议中就没有看过哪一次效果是好的。还有就是“景区”会议，真不知醉翁之意到底在哪里。所以一个高效的会议对企业的运作是非常重要的，要避免出现无效的会议，防止出现“会而不议、议而不决、决而不行、行而不(无)果”的现象，可以从以下四个方面多加关注。 第一，策划 《礼记--中庸》中记载“凡事预则立，不预则废”，所以开会前的策划是非常重要的。在策划阶段我们应该关注四个方面： 首先，开会的目的是什么。开会是为了解决问题，或是使团队凝聚起来，或是某项决策需要以团队的意见为基础，或是为了达成共同的目标。所以，一定要明确为什么要召开会议，在明确了为什么要召开会议后，还应再问自己一个问题，有什么其它方法可以替代，有时只要通过邮件或是通过电话可以解决的是否可以不要开那么多的会。 其次，应明确会议的议题。好多企业都有各种例会，最后真的开成了“例”会(在确定的周期为了开会而开会)，就算没有明确的议题会议也照常开。会议的议题是整个会议的主体，如果没有了此主体这个会议将不可能有效， 再次，还应确认到底哪些人需要参加。不是越多人参加就越好，现在的会议往往是无限地在扩大参加的人员，结果很多人都在混时间，会议之后却要花下班的时间来补上班期间被浪费掉的时间，这不可谓是双输的结局。 最后，还应明确会议的地点。例如：车间早会就适合在车间现场完成；有些会议为了让其时间更短只需在办公室现场解决；与顾客洽谈的会议就应的一个安静、舒适的场合。总之，会议的地点应与参加的人员、时间的长短等因素相结合。 良好的开始是成功的一半，所有的会议的策划应被认真关注和对待，这样才有可能是一场高效的会议。 第二，准备 首先，是应该通知与会者。这里的通知不是指简单的打电话通知与会者，说明什么时间到什么地点开会，这里想要说明的是在开会前应有一份详细的会议议程并事先知会与会者，详细的会议议程应包括： 1、 要讨论的问题； 2、 讨论这些问题的原因； 3、 每个议题所要花费的时间； 4、 讨论的目标； 5、 需准备所有必需的信息。 在确定议程的过程中应特别关注为议程表排序，应首先处理紧急的项目，紧急的议题往往需要当天就做出决定，重要的议题往往需要更长时间的讨论。同时也应关注议题之间的联络和逻辑性排序。 一个简单的会议议题清单(案例)： 1、 质量问题：关于下周的质量审核(20分钟) 2、 招待会：1月25日为张三举行退休欢送会(10分钟) 3、 安全问题：关于选用病毒防火墙的调查(20分钟) 4、 团队建议：对于新的团队负责人生产实习计划的建议(50分钟) 5、 培训：明年的培训预算(20分钟) 6、 装修工程：装修进展报告(10分钟) 第三，组织和控制 会议的主持人应控制好被讨论的议题，同时应控制参加讨论的与会人员，以确保达到预期的效果。会议的主持人不应侃侃而谈，把会议的时间都占为已有，将会议变成了让大家来听结果的宣布。同时，对于爱发言者(特别是领导)也应给予控制，适时礼貌地打断他(她)的谈话，对于默默无语者应给予鼓励和关注。 有效的会议主持人会采取哪些行动： 1、 推动大家积极发言； 2、 对打断别人发方言的情况进行处理； 3、 对发言进行平衡； 4、 保持讨论不偏离正轨； 5、 确保共同的理解； 6、 对冲突进行处理； 7、 确保采取跟进行动； 8、 有效地对时间进行管理 对于各议题的讨论基本应按以下执行： 1、 主持人阐述议题； 2、 主要负责人说明相应的提议； 3、 提供证据支持讨论的进行； 4、 讨论证据所支持的论点； 5、 得出相应的结论； 6、 决定应采取的行动。 会议场面如果失控，那议题一定不可能被很好地讨论，更不可能有良好的结果。 第四，总结和记录 会议的总结是后续行动的重要指南，如果没有相应的决议事项，整个会议将变得没有意义。会议的总结应确保与会者都明白相应的决议事项、明确决议事项实施的责任、相应的计划安排以及后续追踪的要求。 整个会议过程应适当地做好记录，以便记录相关的讨论细节及后续决议的安排，会议记录应包括以下： 1、 开会的日期、时间、地点和主持人； 2、 出席人员名单和缺席人员名单； 3、 所有被讨论的议题和所有达成的决议； 4、 每个行动计划由谁负责； 5、 会议结束时间； 6、 预计下次会议的日期、时间和地点。 高效的会议将会为企业的运作、团队的建设、内部的沟通以及企业的业绩起到关键的作用。