大型展会和节庆活动是一项系统工程，需要全面的策划运营人才以及完善的管理运作体系。本人在会展行业从业将近8年，其中也亲身参与并负责筹备了多场大型展览会和节事庆典活动，从中总结了系统策划、执行和管理的思路，与朋友们分享。如有疑问与意见，欢迎交流探讨。

一、             办展主旨

1、  展会背景

2、  展会名称

3、  展会目的

4、  展会主题

二、             主承办单位、办展时间、地点选择

1、  确定主办单位、获取有关批文

2、  承办单位

3、  协办单位

4、  根据展会的主题、内容、性质，选择办展时间，并与展馆档期匹配

三、             核心工作团队筹建

1、  项目总指挥

2、  策划主管

3、  招展工作主管

4、  媒体工作主管兼网站总负责

5、  布展工作主管兼场馆总协调

6、  项目现场执行工作主管

7、  后勤保障工作主管

四、             展会筹备阶段工作规划

（一）展会总体策划定位

1、  展会主题的确定和亮点的挖掘

2、  参展企业资格标准

3、  参展企业分类

4、  参展企业的办展需求分析

5、  确定主要招展对象

6、  确定招展业绩目标

7、  参观人数和来源预测

8、  会展期间论坛

9、  论坛主题确定

（1）      论坛主讲嘉宾人选确定及邀请

（2）      论坛时间、场地、流程安排

（3）      论坛听众记者邀请

（4）      论坛主持人人选确定及排练

10、总体预算

（1） 广告投放预算

（2） 资料印制费用预算

（3） 展馆费用预算

（4） 招展工作人员开支预算

（5） 场馆主搭建费用预算

（6） 展馆现场工作服务人员开支预算

（7） 额外开支预算

11、展会相关营收项目开列

（1） 展位费收入

（2） 展会主赞助商、副赞助商赞助费收入

（3） 论坛赞助商赞助费收入

（4） 展会现场各广告位租费收入

（5） 展会入场券广告费收入

（6） 论坛入场券广告费收入

（7） 会刊封底、封二、封三、内页广告费收入

（8） 网站广告费收入

（9） 软新闻费用收入

（10）           新闻报道费用收入

（11）           展会现场参展商推广会费用收入

（12）           展会现场参展商信息广播费用收入

（13）           会刊销售收入

（14）           展会现场服务费用收入（设备租赁、翻译、印刷、其它商务服务项目）

（二）招展资料

1、展区规划图

（1） 展馆总体效果图

（2） 展馆规划图设计

（3） 展馆内部效果图

（4） 展馆设施分布图

2、招展书

（1） 招展函

（2） 展会主题、时间、地点

（3） 主办、承办、协办单位、支持单位

（4） 预计观众人数、媒体宣传

（5） 展会场馆平面示意图

（6） 场馆区域划分

（7） 拟邀请参展企业对象

（8） 申请参展的手续、联系方式

（9） 参展费用、付费方式

（10）  招展联系方式、联系人

3、招展网站

（1） 展会主题、时间、地点

（2） 主办、承办、协办单位、支持单位

（3） 预计观众人数、媒体宣传

（4） 展会场馆平面示意图

（5） 场馆区域划分

（6） 拟邀请参展企业对象

（7） 申请参展的手续、联系方式

（8） 参展费用、付费方式

（9）招展联系方式、联系人

（10）最新新闻信息

4、邀请函

（1） 领导、嘉宾邀请函

（2） 记者邀请函

（3） 论坛邀请函

（三）招展工作筹备

1、招展工作项目团队组建

2、招展工作规章及激励制度的制定

3、招展项目团队培训

（1）招展渠道

（2）潜在展商资料收集

（3）招展工作流程及团队配合

（4）常见问题解答

（5）特殊事务处理流程

4、招展项目团队运作

（四）场馆协调

1、展馆有关建筑、水电、通信等数据的获取和物业管理要求的了解

2、场地和展位图校勘

3、确定布展时间和布展要求

（1）布展入场时间

（2）布展施工要求

（3）展位搭建押金

（4）布展结束时间、布展搭建加班申请手续和加班费用标准

（5）布展道具的储运和布置要求

4、开馆时间和现场工作人员配合

（1） 开馆时间及人员入场手续

（2）现场保安及事务协调

（3）现场工作人员事务协调

5、撤展时间和撤展要求

（1） 撤展时间

（2） 撤展要求（包括撤展后的验收要求）

（3） 撤展验收后的押金退还手续

6、主搭建施工要求

（五）媒体宣传工作

1、   选定媒体宣传的主要渠道和辅助渠道

2、   确定媒体推广计划

（1） 面向潜在展商的媒体推广计划

（2） 面向观众的媒体推广计划

3、新闻发布会

（1） 拟邀请媒体名单和邀请方式

（2） 召开新闻发布会的场地和时间

（3） 寄发邀请函

（4） 回执统计和跟踪

（5） 新闻发布会现场布置和工作协调

（6） 新闻发布会主发言人及发言稿

（7） 记者提问的回答

                         i.            其他新闻发布渠道或广告渠道

5、面向普通观众的辅助宣传渠道

（六）招展工作

1、招展工作的全面展开

2、招展工作人员的能力和态度评估

3、招展成绩的阶段性评估

4、招展工作的落实和推进

（1）参展费用落实

（2）参展单位信息的确认

（3）参展单位现场活动、广告位、广告投放的落实

（4）寄发展商手册

5、参展企业前期准备工作的事务协调

6、参展企业的展台搭建工程方案报备

五、   展会执行阶段工作规划

（一）展会执行阶段人员安排和工作岗位培训

1、执行阶段人员配备

（1）总指挥、现场实时通讯工具配备

（2）现场主搭建项目组

（3）现场展台搭建项目管理员

（4）参展人员事务协调员

（5）展品事务协调员

（6）展会现场财务人员

（7）现场服务工作组

（8）现场翻译工作组

（9）新闻论坛事务组

2、工作人员的工作岗位职责培训

（二）展会文件、资料、证件设计印制

1、展会会刊设计印制

2、  参展须知印制

3、  展会参展证、参观证、工作证、施工证、记者证、出门证设计印制

4、  展会观众信息表印制

5、  展会入场券印制

6、  展会论坛入场券印制

（三）场馆主搭建与展台搭建

1、场馆主搭建方案设计与施工

（1） 主席台和主背景板设计、施工

（2）升空气球、竖幅、横幅的设计、制作、张挂

（3）场馆内指示或广告灯箱、展板的设计、制作

（4）标准摊位的统一设计、楣板设计制作、标摊设施提供

（5）现场指示牌（包括总指示牌和各区域指示牌）

（6）总服务台的设计、布置

（7）现场效果渲染部分设计、布置、施工

（8） 场内服务台设置

（9） 场内活动区域设计布置

（10）           论坛背景板设计；论坛大厅的整体布局设计

2、展台搭建事务协调

（1）各参展厂商的展台搭建公司的联系人、联系方式报备

（2）展台部件的入场时间、施工进度计划、施工人员数量

（3）施工证的办理、收取搭建押金

（4）展台搭建的进度控制

（5）施工现场和夜间清场的事务协调

（6）施工和展台搭建成品安全性评估

（7）现场安保事务协调

3、参展人员事务协调

（1）  有关展会信息查询

（3）   代办酒店、机票、火车票和安排重要活动的市内交通

（4）   展会现场设备租赁

（5）  办理参展证、记者证

（6）  签发出门证

（7）  展会现场商务服务（包括书面口语翻译、文件打印复印、资料设计印刷、收发邮件快递等）

（8）  代办展品的物流运输

（四）展会开幕式、开馆、论坛、运行、闭馆事务安排

1、开幕式

（1）开幕式时间

（2）出席开幕式的领导、嘉宾名单和接待安排

（3）开幕式的流程安排计划

（4）开幕式礼仪小姐的接待安排

（5） 开幕式现场摄影、摄像安排

（6）开幕式气氛渲染节目安排（如舞龙、舞狮、军乐队、锣鼓队等）

（7）领导、代表、嘉宾发言；剪彩或开幕仪式；领导宣布开馆仪式

2、开馆

（1）开馆前的场内准备和清理工作

（2）开馆时的气氛渲染（电子礼花、鞭炮等）

（3）开馆时的礼仪小姐引导

（4）领导参观

（5）总服务台接待咨询工作

（6） 参观者填写信息表、发资料袋、参观证，入场参观

（7） 现场工作人员工作职责协调

（8） 展览期间新闻信息发布

（9） 翻译人员工作安排

3、论坛

（1）      论坛现场搭建布置

（2）      论坛主讲区、听众席、记者席设置安排

（3）      论坛主讲嘉宾接待、休息室休息

（4）      论坛听众记者签到、接待，发资料袋、纪念品

（5）      论坛主持人准备

（6）      论坛开场、主持人致辞

（7）      主讲嘉宾演讲

（8）      提问

（9）      互动探讨

（10）   论坛闭幕

4、运行

（1）      参展单位及物业事务协调

（2）      现场安保工作及突发事务处理

（3）      参展单位现场活动安排、协调与宣传工作

（4）      现场新闻事务协调、现场采访工作安排

5、闭馆

（1）闭馆时间确定、通知所有参展单位

（2）参展单位展品出门单申领

（3）闭馆、停止观众入场、参展单位现场清理

（4）现场保安凭出门单验看撤展展品并放行

（5）会展观众信息资料汇总

（6）参展单位撤展工人进场、展台搭建造型拆除

（7）现场搭建管理员验收撤展场地合格、退还搭建押金、放行

（8）主搭建工人进场、拆除主搭建

（9）展馆物业验收场地、办理验收交接

（10）现场工作人员工作完成情况汇报与交接

（11）各小组主管向总指挥汇报完成情况，处理收尾事务

六、  后续服务及展会工作总结

（一）展会有关数据、资料收集和整理

1、  参展单位数量、组成结构统计及信息资料整理

2、  参观人员数量、组成结构统计及信息资料整理

3、  新闻报道数量、篇幅、效果统计

4、  领导参观评价

5、  展会影像、文字、图片、新闻报道资料的收集、整理、编辑

6、  编制《展会快讯》，附展会工作情况反馈表

（二）对参展单位的后续服务

1、  将《展会快讯》寄发给各参展单位

要求参展单位填写反馈表

2、  收集并听取参展单位对于展会工作、展会效果的反馈意见

3、  关注对于本次展会的后续新闻媒体报道、分析或评价

4、  对反馈意见和新闻报道进行收集整理分析

（三）展会工作人员工作总结

1、  展会财务报表及情况分析

2、  展会主搭建工作总结

3、  展会现场服务工作总结

4、  展会翻译工作总结

5、  展会后勤工作总结

6、  新闻论坛事务总结

7、  总指挥根据各项目小组工作总结作总结报告

（四）制定下一届展会的工作战略目标

1、下一届展会的办展目的和主题

2、下一届展会参展单位数量质量目标

3、下一届展会观众人数数量质量目标

4、下一届展会的场馆、时间选择

5、下一届展会的媒体推广数量和效果目标