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王铁君:应对五种降低会议效率的行为
2016-01-20 21205

应对五种降低会议中效率的行为

 

1.      讨论离题

 

有些小组成员有脱离主题的倾向。有时,这些脱离讨论中心的离题是无意的。此外,当小组或小组成员希望避免需要解决某个主题时,也会发生离题。

 

如何解决:

- 执行会议日程,当讨论严重离题时,请大家参照相应主题和时间

-  在白纸上写下主题/日程表,并将它们张贴到整个讨论过程中所有成员可以看到的位置

-  请大家参考基本原则,如“保持讨论不要离题”

- 问“我们在这个话题上遇到麻烦。是什么原因导致讨论难以进行?”

 

2.      讨论不充分

 

团队会议中,有些团队成员表现出过于强调任务驱动的行为,这些人通常对过程问题缺乏耐心。该行为包括在小组考虑不同观点之前,对某个问题及其解决方案做出个人决定,催促小组匆忙做出决定和阻碍进一步分析和讨论问题。

 

如何处理:

-  不施加不适当的压力

-  使用建设性反馈反对这些草草了事的人

-  询问大家是否已经感到已经充分讨论

 

 

3.      “一言堂”式会议

 

一些主导者每个话题都发言,而且谈话内容偏长,并语气强势地陈述自己观点,结果造成其他人参与程度降低的趋势。

 

如何处理:

-  采用鼓励平等参与的发言方式(例如,为团队成员留出书写问题回答的时间,然 后让每个人讲述自己写的内容)

- 首先感谢积极发言者,然后转移话题,如“小李,我们已经听取了你的观点,因此我想我们也应该听一下其他人的观点。”

-  采用肢体语言 采用移动和眼神将注意力转移到其他人身上

- 设定平等参与的基本原则可以帮助管理学员

 

4.      会议发生僵持难以推进

会议开始时发生此问题表明团队不清楚具体任务,或小组成员还不太习惯于一起进行公开的讨论和决策;当试图做决定时发生此情况,可能表明决定不是大家一致同意的结果,或可能意味着小组没有明确的计划,而且不知道下一步做什么。

 

如何解决问题:

- 让小组停下来反思会议或项目是如何进行的

- 说“让我们回顾一下任务,并确定每个人都清楚任务内容。”

- 说“让我们仔细检查计划并确定接下来要做什么。”

- 说“我们如何转移到下一个问题上?什么事阻碍了我们继续前进?”

 

 

5.      会议缺乏共同参与

 

缺乏参与通常表现为在会议上不说话,那些不愿意参与的人员可能需要时间思考,以便回答问题,提出想法或更好的解决方案。性格内向的人与性格外向的人共同参加的会议上往往会出现此问题。

 

如何处理问题:

- 提前发会议日程表,以便不善表达的团队成员/内向者进行提前准备

如果可能,将讨论或任务分为若干单独的子任务进行讨论

- 提醒大家参照会议规则,如“我们还没有听到所有人的意见。是否还有其他人对此有想法?”

-  直接询问没机会表达的与会者,“小李,你在这个问题上有什么建议?”

 

 

 

 

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