曹晓峰：一个大型商务活动汽车比赛项目的风险管理分析 虽然并非为每个人的首选，但这一汽车赛事的确是极受人们喜爱的，它把众多的飞车迷们吸引到世界上唯一特殊设计的极品飞车场上。来访的人们被称为亢奋型的，因此活动组织者坚持执行以下的规章制度以降低风险的概率： l 不得带人酒精饮料， l 不得使用玻璃瓶， l 不得携带宠物， l 不得燃放焰火， l 不得携带枪支， l 不得使用违禁药品。 所有的活动组织者都面对着风险，在本章中我们将审视可行的途径来确定、分析、归类、降低并监控各类风险。首先，我们应确定风险管理定义。 风险是事物可能发生向反面转变的可能性。活动项目的组织者们常把风险视为对安全和安定的威胁，事实上风险的含义要更为广泛。风险可能包括现金流动中的危机，员工罢工，负面的公众舆论或恶劣的天气。最后这项对活动项目的管理者造成了最大的威胁。即使它未对活动项目造成直接的影响，但恶劣的天气却减少了人们参加活动项目的可能性，除非人们有必要的预防手段。降雨或风暴的天气也会对人们的心情和行为动力造成影响，因此在制订计划时应把天气视为重要的关注点。风险管理是确定风险、测评风险并管理控制这些风险的过程。 在澳大利亚夏季汽车大赛节中，聚集的人群可能出现的不良举止及负面的公众舆论，无疑是组织者们制定参加比赛活动的规章制度的原因。在这方面，活动组织者们采取了预防风险的战略。但是从广义上讲，任何一个不良行为和负面的公众舆论都会对堪培拉造成不良影响，因为这是活动项目举办的地点。在制定计划时，下列相关的风险都应列入考虑范围。 自然灾害 对于一个户外活动项目，暴雨如同冰雹、风雪和酷暑一样是大的灾害。洪水也影响着活动项目的场地，特别对于临时性的场地更是如此，它还会对电力线路造成危害，因此被视为是一个严重的风险。当然，火灾是大多数场地管理者最为恐惧的危害，由于转移大规模人群所带有的困难性，防火措施是必须仔细计划的。 财务风险 财务风险可能包括一些不可预测的成本，低于预期的收入，高兑换率，经济形势的总体下滑和可支配收入，欺骗，罚款和现金流动等问题。 法律风险 法律风险包括活动项目组织者与客户或活动项目组织者与分包商之间有关合同方面的争议。不切实际的期待或当客户的期待与活动组织者根据谈妥的价格而提供的产品之间发生差距时往往导致这类风险。如果租用的场地在可靠的电力支持和货车停靠方便等方面不能达到相关的要求时，也可引起此 类争执。违反法律条款是另一种法律风险的形式，如活动场地违法向未成年人出售酒精饮料则会因为违反法律而被吊销酒精饮料经营执照。项目经理博客 与技术相关的风险 影响重大的一些大型活动项目极端依赖于计算机程序和计算机网络的成功运转，而在这类活动中，技术失误而造成的风险越来越大。例如：在一个贸易展会上客户登记系统的问题可能会影响到整个展会相关客户的数据，而这些数据对于有关部门是十分重要的。对于展会组织者来说，参展人员名单(通常在登记时制定)是他们最重要的资产。参展商一般要根据此名单去执行合同，活动项目的组织者也要使用它来为未来类似的活动项目开展广告促销活动。 新年之夜的焰火可能是最需要高精技术支持的活动项目了。无疑那些为悉尼1999年12月31日的新年之夜设计焰火的技术人员们要有多种的防范技术支持以应付千年虫可能给悉尼造成的一片黑暗。这次活动吸引了全世界的观众，不仅因为来观看焰火，而且因为人们普遍认为澳大利亚可能是第一个与千年虫相遇的国家。 管理不善 一个成功的活动项目要求良好的管理支持、周密的计划和与各层面良好的人际交往关系。管理不善则使活动项目难以达到预定的目标，而人际关系的问题，如高层管理人员之间的分歧也会导致关键人员的离职。这两个问题都是具有潜在威胁的风险。 安全和保安风险 意外事故、骚乱、恐怖和破坏行为都构成对安全和保安的威胁。在第十五章，我们将详细讨论与安全和保安相关的措施。 在多数的社区，商业和娱乐活动项目中的风险主要是与财务相关的，而体育活动项目中则还具有对参赛的男女选手的风险威胁。在某些情况下，甚至还对观众造成伤害。例如：大多数的自行车和汽车比赛时赛手和观众有着受伤的潜在风险，这些风险在赛道上或是在赛场外都可能发生。自行车赛和一些像每年在悉尼举行城市狂欢类的游行都会遇到一些人身伤害的意外情况，甚至还出现过严重心脏病发作的事例。此类活动项目的组织者需要通过周密的计划和采取全新的措施和可得到的技术支持来面对风险的挑战。随着时间的变迁，安全标准也在不断地发生变化。为特定时期某一特定体育活动项目 制定的安全标准应包括对以下因素的关注： ●预测参赛者有使观众遭受风险的可接受度； ●目前的立法和法律惯例； ●风险管理措施的有效性； ●计划、步骤和控制机制的制定和实施。 对于活动项目的组织者们，上面的最后一条是极为重要的，因为如果活动项目的组织者们能表明他们风险管理的步骤是精心设制并周密实施的，即使他们受到玩忽职守的指控，他们也会处于有利的地位。澳大利亚汽车大奖赛的网站报道了对国际汽车联合会主席马克斯·莫斯利的采访。通过这一采访，人们可以清楚地看到这个比赛的组织者们总是把风险的威胁放在考虑工作的首位而且总要应付各类突发事件。 问：我们回来简单谈一谈安全问题……有几个问题出现，虽然它们之间毫无关系，但出现在同一时间，可能就会酿成大祸。有人说有几支参赛队未能通过碰撞实验检测，这是第一点。第二点：今年参赛的选手中有近四分之一是初次参赛的选手，这些是否会引起你的关注? 莫斯利：首先谈谈碰撞实验检测，这使相关的参赛队十分头疼，因为他们没有能通过检测就必须重新参加检测。但目前的情况是参赛的车队都尽量把底盘制造得很轻并要通过碰撞检测。有时他们的底盘制造得过轻，因此需要重新加固，然后回来参加测试。这对于他们是比较麻烦的，但对于我们这还算不上什么问题。新手参赛问题通常只是一个小问题，但不要忘记这些参赛选手中大多数人在其他形式的比赛中都具有相当丰富的经验，因此他们参赛不应被视为问题。但不可避免的是在任何体育活动项目中，总会不断有新人参赛，所以在这次一级方程式赛车中，我们为一些新车手制定了专门的安全施。这是任何事物发展的必然过程，我想那些有经验的参赛选手也会这样考虑，我希望参赛新手们会小心翼翼。 体育活动项目组织者们面对的另一个风险问题是临时搭建的围栏和座席。最近一个剧院工程公司被课以40 000美元的罚款，因为公司违反了职业健康和安全法案，导致演出中临时看台座席的坍塌，致使4人在医院接受治疗。据第16期《工作情况消息》报道，法官认为剧院工程公司未要求结构工程师提供工程报告，而且未采取相关的安全措施防止事故的发生。 风险管理的过程 风险管理的过程涉及三个步骤：项目管理培训 1．确认风险和危险； 2．测评风险和危险； 3．管理控制风险和危险。 这个过程可使活动项目组织者确认并分门别类地处理风险，采取措施防止问题的发生并在问题出现时即时制定出应急计划。 确认风险和危险 确认风险和危险是重要的第一步。应首先确定问题可能会出现的时间和形式。应该以本章前面提到的风险因素为着眼点去纵观风险的全貌。第二步是分析问题出现的可能性及可能派生的后果。例如：负责赞助事项的高级管理者的工作管理不善会造成财务上的恶劣影响，而活动项目组委会中的一般员工的不良表现可能得以控制和解决而不会造成严重的负面效应。从造成潜在风险的角度谈，这些危险的因素有： ●火灾； ●植物和设备； ●危险物品； ●电气设备； ●泄漏；项目经理博客 ●沉重物品的不稳固堆放； ●临时性围栏、舞台、座席和其他场地设施； ●移动的车辆。 活动项目管理委员会中的集思广益非常有助于确定潜在的风险。对书面材料和网址的调研，如对与当前法律规定相关的咨询，与类似的活动项目组织者和管理人员们的访谈都有助于详细地归纳出可能会出现的问题。对于举办大型活动而言，则常需要向风险管理专家咨询。 测评风险和危险 一旦确定了潜在风险和危险，下一步就应测评它们的发生概率。通过这种测评，活动项目组织可根据实际情况分门别类地处理各种情况。可以建立一个专门委员会来控制管理风险、安全和保安事务，并建立运营原则来指导设备的操作、班次的运转等活动。不妨提出以下几个问题(在审视下列问题时,可以以暴雨作为一个风险因素)： ●发生的可能性如何? ●什么人可能会受到风险的威胁? ●在类似的情况下，这一风险造成过何种影响? ●人们如何对这种风险脆险作出反应? 由于危险因素可能会对人们的健康和安全造成影响，建议采用三种分类法： A级危险 这种潜在的危险可能导致死亡、重伤或永久性残疾或疾病。 B级危险 这种潜在危险可能导致疾病或工作中止。 c级危险 危险造成需要急救的伤病或疾病。虽然这一层面的分类主要指伤病，但审视潜在后果的原则是必要的。火灾、洪水、炸弹和计算机故障可以用此种方式来测评。 管理控制风险和危险 一旦区分了风险和危险的轻重缓急，下一步骤就需要寻找出最有效的途径去管理控制它们。这些措施包括： 1．制定去除风险威胁的相关计划(例如：搭建带有顶棚的通道以防止观众受到雨水的侵扰)； 2．制定应急计划(例如：寻觅设计更合理的看台)； 3．制定隔离计划(例如：隔离存放或安置危险或高噪音的设备)； 4．工程控制(例如：使用安全隔离装置和围栏限制并控制人群流动)； 5．行政控制(例如：设立警示标志并培训员工的应急能力)；项目经理博客 6．应急计划(例如：制订疏散计划以应付不可避免的风险)。 因此，策划和组织大型商务活动并非易事，需要有专业的知识和借鉴成功举办过大型活动的专家的意见，以下是国内关于《大型商务活动全程策划、整合与执行》的最系统的培训课程，由著名商务策划专家曹晓峰教授主讲，本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 附:曹晓峰老师主讲的《大型商务活动全程策划、整合与执行》课程纲要 一、课程背景： 随着全球政治、经济一体化时代的到来，国际性、地区性、行业性、企业自行组织的各类各样的大型活动越来越成为人们沟通、交流、宣传、公关、推广的重要手段和渠道。大型活动项目的策划、组织、管理和实施也就理所当然地成为政府、企业及各行各业都必须面对的一项重要工作。本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。 商务活动是企业整合市场资源、开展市场营销活动和提升企业文化建设的重要手段，企业市场营销活动、企业公关活动、企业广告宣传活动、企业品牌推广活动、企业展览展会活动、企业招商活动、企业节假日庆典活动、企业培训活动、企业商务考察活动、企业各类文化活动等各种商务活动越来越多。遗憾的是由于活动的策划者或组织者缺乏商务活动策划能力、商务活动的资源整合能力和执行控制手段欠缺，使得企业组织的大多数活动效果并不理想，有时劳命伤财效果却很差，有的甚至使得其反带来负面影响！如何使企业的各种商务活动举办得更有效率、更有价值、更有意义和更大产出呢？如何更加有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动呢？本课程将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 二、参加对象： 1、在企业中担任董事长、副董事长、董事、CEO、总裁、总经理、副总经理、总监及其他从事企业发展决策的其他高层管理人员。 2、在企业的战略规划、投融资、行政管理、人力资源、市场营销、公关、广告、企划、招投标、项目规划、招商、会展、活动、企业文化、客户服务、客户关系等部门担任主要负责人、中高层管理人员或部门从业人员。 3、在咨询、策划、公关、广告、投资、营销、中介、展览、展会、会务等专业服务公司专门从事策划工作的有关从业人员。 三、培训目标： 1、熟悉和掌握商务活动的特性，有针对性、策略性和系统性的组织或参加各种商务活动 2、熟悉和掌握商务活动策划的基本要求，使企业商务活动更有效率、更有价值和更有意义 3、熟悉和掌握商务活动策划的一般程序和文案写作，使活动更有利于操作和执行 4、熟悉和掌握商务活动的财务预算和经费控制技巧，降低项目成本，提高活动效益 5、熟悉和掌握商务活动策划、整合和执行方法与技巧，提高活动策划、整合和执行能力。 四、课程简介/特色： 1、系统全面的阐述大型商务活动策划、整合和执行的有关原理与方法、操作与实务 2、理论联系实际，结合企业的具体实际情况，如何自己策划活动和有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动 3、通过老师亲自策划和参与的案例分析和讨论，提高学员商务活动策划的实际操作技巧 五、课程纲要： 第一部分：商务活动的概念和特性 1.什么是商务活动 讨论：在我们生活和工作中哪些是商务活动？ 2.商务活动的类别 讨论：商务活动有哪些类别？ 3.商务活动的特点 案例分析：市场营销商务活动策划——会议营销 4.商务活动的效应 案例分析：危机公关活动、事件营销活动 5.商务活动的作用 案例分析：招商引资商务活动策划——会议招商 第二部分：商务活动策划原理与方法 1.什么是策划？ 策划的定义 策划的类别 策划的功能与作用 策划的基本原理 策划的构成要素 2.商务活动策划的九大法则 案例分析： 2008年北京奥运会 2010年上海世博会 广州亚运会 公司先进事迹先进员工表彰会 企业员工内部培训、拓展训练、考察研讨活动； 上级领导、政府部门、有关客户等考察接待活动； 企业新产品发布、产品促销活动； 3.商务活动策划的十大要素 案例分析： 公司年会 企业新春晚会 公司团拜会； 4.商务活动策划的六大步骤 案例分析： 公司新闻发布会 新品上市推广会 企业招商、品牌推广活动； 企业公关广告活动 5.商务活动策划书写作技巧 案例分析： 公司项目奠基 项目启动 项目竣工庆典活动 第三部分：商务活动项目资源整合策略 1.什么是资源 讨论：资源的定义、资源与财富的关系、资源的分类、个人资源、企业资源 2.资源存在的特点 社会性、继承性、主导性、流动性、不均衡性、有限性与无限性 案例分析：资源的存在 3.社会资源流动的基本规律 倍增学原理、网络学原理、传播学原理、人际学原理 案例分析：资源为什么可以被整合？ 4、商务活动项目资源配置要求 项目人员、项目资金、物质装备、信息传播 案例分析：接待一个欧洲投资考察团促成投资三家企业投资和产生上千万美元的贸易 5、商务活动资源整合途径与方法 讨论 第四部分：商务活动项目管理执行 1、什么是项目管理项目管理的定义 商务活动项目管理的特性 商务活动项目管理工作内容 商务活动项目管理运作流程 商务活动项目管理工具 2、商务活动项目团队管理 项目团队的含义 成功的项目经理 项目成员的平衡 项目团队沟通 项目团队文化 案例分析：介绍会、进展碰头会、嘱咐会 3、商务活动项目成本管理 商务活动项目成本计算方法 商务活动项目成本控制技巧 案例分析：商务活动的无中生有的赚钱之道 4、商务活动项目进度管理 时间管理：项目进度表 场地管理：选择、预定、布置 媒体宣传：广告、新闻发布 5、商务活动项目风险管理 风险与风险管理 商务活动项目风险确认 商务活动项目风险评估 商务活动项目风险控制 6、商务活动项目评估管理 项目评估：评估途径、撰写评估报告 第五部分：商务活动项目策划、整合与执行操作实务 1、会议营销活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一次会议营销活动带来900万元的订单 2、整合营销传播活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一个商业活动如何创造百亿收益 3、企业融资活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：招商活动策划 4、新品上市会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：因新品发布会一炮而红 5、公司年会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：年会出新意 6、新闻发布会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：一个企业新闻发布会带来的营销奇迹 7、开幕典礼活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 8、招待酒会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 9、研讨会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 10、展览会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 六、培训课时： 培训课时共2天12小时；第一天上午和下午各3小时；第二天上午和下午各3小时。 七、培训方式： 课堂讲授、案例分析、小组讨论、互动交流等。 七、主讲老师： 曹晓峰 教授、研究员、高级商务策划师、资深培训师、中国十大策划专家 著名个性化教育理论和实践家、创建中国个性化教育体系的先行者 国际个性化教育协会中国理事会 会长 中国个性化教育研究院 执行院长、研究员 中国商务策划师认证培训上海管理办公室主任 中国策划师俱乐部(https://www.cbsaclub.com)理事会理事长 复旦大学国际经营技术讲习所企业管理研修组委会副主任 北京人文大学策划系客座教授